Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat nunmehr einen Anwendungserlass veröffentlicht, der  § 146a AO näher präzisiert.

Bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

Bereits in 2017 erfolgte durch die Kassensicherungsverordnung eine Präzisierung: Hier wurde u. a. geregelt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine TSE verfügen müssen. Das sind: elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich tabletbasierter Kassensysteme oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule).

Beachten Sie: Nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abs. 1 AO gehören u. a.: Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte.

Zeitliche Übergangsregelung

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, die die Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, dürfen bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z. B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Diese Ausnahme gilt nicht für PC-Kassensysteme!

Beachten Sie: Einige Kassenhersteller haben in den vergangenen zwei Jahren mit einer Garantieerklärung für ihre Kassen geworben, dass diese mit einer TSE ausgerüstet werden können. Diese Kassen müssen bis zum 31.12.2019 aufgerüstet werden!

Mitteilungspflicht

Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme besteht weiterhin nicht. Neu ist aber, dass Steuerpflichtige dem Finanzamt eine Mitteilung (nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck) machen müssen, wenn sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen (§ 146a Abs. 4 AO). Die meldepflichtigen Punkte werden in dem Anwendungserlass näher erläutert.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:

  • Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.
  • Die Mitteilung für elektronische Systeme, die unter § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung fallen und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, muss bis zum 31.1.2020 erfolgen.

Der Deutsche Steuerberaterverband hat kritisiert, dass bislang (Stand 7.3.2019) keine Kassen mit einer TSE erhältlich sind. Abhängig davon, wann dies erstmals möglich sein wird, kann das zu einer Verdichtung der Meldungen führen bzw. bleibt für die Meldungen wenig Zeit.

Belegerteilungspflicht

Ab dem 1.1.2020 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. In dem Anwendungserlass wurden die Anforderungen an den Beleg und die Belegausgabe nun präzisiert.

Beachten Sie: Die Belegausgabepflicht hat jedoch nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst.

Der Beleg kann nach der Kassensicherungsverordnung elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden, die allerdings keiner besonderen Form bedarf.

Merke: Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein reicht nicht aus.

Quelle: BMF-Schreiben vom 17.6.2019, Az. IV A 4 – S 0316-a/18/10001